Terms and conditions

The Terms & Conditions of OnlineSeminar are in Dutch language. Dutch law applies to these Terms & Conditions.

Artikel 1: Begripsomschrijving

Klant: de partij waarmee OnlineSeminar de overeenkomst tot levering van het webinar platform overgaat.

NAW gegevens: de naam, adres, woonplaats en contactgegevens van de deelnemers.

OLS: afkorting van OnlineSeminar.

OLS systeem: het OnlineSeminar webinar platform waarin de presentaties opgevoerd en voorbereid worden en waarmee de webinars uitgezonden worden.

Webinar optie: een webinar optie is een webinar dat nog niet definitief gemaakt is.

Webinar definitief: nadat een webinar door de Klant voor een bepaalde datum is aangevraagd, deze datum is bevestigd door OLS en de resterend tijd tot aanvang van het webinar 4 weken of korter is, is een webinar definitief gemaakt.

Artikel 2: Gebruiksrecht

2.1 OLS verleent de Klant een niet-overdraagbaar en niet-exclusief gebruiksrecht voor het OLS systeem ten behoeve van het organiseren van webinars voor een bepaalde periode. De specificaties van de periode, het aantal te organiseren webinars in deze periode, het aantal deelnemers per webinar en de prijzen hiervan voor deze periode zijn gespecificeerd in Bijlage I van de Overeenkomst.

2.2 Het gebruiksrecht omvat uitsluitend de bevoegdheden die in deze Overeenkomst uitdrukkelijk zijn toegekend. OLS is te allen tijde gerechtigd aan de Klant nadere (gebruiks)aanwijzingen en/of andere instructies ter zake van het gebruik van het het OLS systeem te verstrekken. Klant verklaart nu reeds voor alsdan deze nadere (gebruiks)aanwijzingen en/of instructies te accepteren.

2.3 De in het gebruiksrecht begrepen handelingen mogen uitsluitend worden verricht ten behoeve van eigen bedrijfs- of beroepsactiviteiten van de Klant, doch nooit zodanig dat deze leiden of kunnen leiden tot enige vorm van, al of niet commerciële, exploitatie van het OLS systeem of enig gedeelte daarvan door de Klant of een derde.

2.4 Het gebruik van het OLS systeem is voor rekening en risico van de Klant. Handelingen van OLS ten behoeve van het faciliteren van webinars, waaronder (maar niet beperkt tot) het versturen van uitnodigingen en herinneringen aan bezoekers van een webinar, worden geacht in opdracht van de Klant te zijn verricht. OLS is niet aansprakelijk voor eventuele schade ten gevolge van deze door haar, in opdracht van de Klant, verrichte handelingen, noch voor schade als gevolg van handelingen van de Klant binnen het OLS systeem.

2.5 Bij gebruik van het OLS systeem door de Klant of medewerkers van de Klant dat strijdig is met de aanwijzingen en/of instructies van OLS of anderszins oneigenlijk gebruik, zal de Klant aansprakelijk zijn voor alle schade die het gevolg is van dit gebruik.

Artikel 3: Leveringsvoorwaarden

3.1 De levering komt to stand door middel van een overeenkomst tussen OnlineSeminar en Klant. Iedere overeenkomst wordt schriftelijk vastgelegd.

3.2 De levering gaat in na ondertekening van de overeenkomst door OnlineSeminar en Klant.

3.3 Het traject voorziet in een conversie van een PowerPoint of pdf-presentatie met als doel deze bruikbaar te maken binnen het OLS systeem. Na de set-up wordt deze presentatie met video en audio in een webinar uitgezonden.

Het traject voorziet niet in aanlevering van een bestand/opname van het webinar, de on demand versie. Levering van deze on demand versie is mogelijk tegen een vooraf overeen te komen vergoeding.

3.4 De maximale duur van een presentatie is 60 minuten met een eventuele uitloop van 15 minuten. Afwijkende duur van webinars kan individueel in het contract worden opgenomen. Bij een langere uitloop dan 15 minuten is artikel 4.8 van toepassing.

Artikel 4: Betalings- en annuleringsvoorwaarden

4.1 Het webinartraject voorziet in een conversie van een PowerPoint presentatie met als doel deze bruikbaar te maken binnen het OLS systeem. Bij aanvullende wensen ten aanzien van:

a) de presentatie, zoals het gebruik van film tijdens het webinar, of

b) wijziging van het set-up systeem, zoals het creëren van een eigen “look and feel” omgeving, zal naast de overeengekomen prijs een extra vergoeding verschuldigd zijn die op basis van nacalculatie wordt berekend aan de hand van de uren die door OLS besteed zullen worden om deze wensen te realiseren.

4.2 De Klant kan voor het webinar plaatsvindt in overleg met OLS besluiten het maximale aantal deelnemers aan een webinar te verhogen, waarna OLS de kostprijs aanpast naar het nieuw vastgestelde maximale aantal deelnemers. Verhoging is slechts mogelijk per 50 deelnemers. Verlaging van het aantal deelnemers van een bevestigd webinar is niet mogelijk.

OLS draagt geen verantwoordelijkheid voor het aantal aanmeldingen en het daadwerkelijke aantal deelnemers aan een webinar. Overschrijving in de aanmeldingsfase van een webinar is toegestaan tot 30% van het maximale aantal deelnemers. Indien het uiteindelijke aantal deelnemers aan een webinar als gevolg van overschrijving het maximale aantal deelnemers overstijgt, dan worden hiervoor geen extra kosten in rekening gebracht. Een lagere opkomst dan het maximaal mogelijke aantal deelnemers leidt niet tot verlaging van de webinarprijs.

4.3 OLS zal de Klant factureren volgens de in de Overeenkomst opgenomen betalingsvoorwaarden. De Klant zal de factuur binnen 30 dagen voldoen.

4.4 Indien de factuur niet binnen de termijn genoemd in de Overeenkomst door de Klant is voldaan, dan is OLS gerechtigd vanaf die termijn wettelijke rente over het verschuldigde bedrag in rekening te brengen.

4.5 Indien de Klant na maning door OLS in gebreke blijft aan zijn betalingsverplichtingen te voldoen, is OLS gerechtigd de incasso door derden voor rekening van de Klant te laten plaatsvinden, dan wel de Overeenkomst zonder nadere ingebrekestelling en rechterlijke tussenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden en schadevergoeding te vorderen.

4.6 OLS is gerechtigd de nakoming van haar verplichtingen jegens de Klant op te schorten, zolang de Klant niet aan al zijn (betalings)verplichtingen heeft voldaan. Deze opschorting geldt tot het moment waarop de Klant alsnog zijn verplichtingen jegens OLS volledig is nagekomen.

4.7 Zodra een webinar door de Klant is aangevraagd voor een bepaalde datum en deze datum is bevestigd door OLS, dan is de Klant de totale webinarkosten aan OLS verschuldigd. Afzegging van het webinar door de Klant om welke reden dan ook, ongeacht of de uitnodigingen voor het webinar al dan niet zijn verzonden, ontslaat de Klant niet van de verplichting tot vergoeding van de kosten van het webinar.

Verplaatsing en annulering van een webinar optie:

Een webinar optie kan tot 4 weken voor aanvang van het webinar kostenloos verplaatst worden.
Een webinar optie wordt automatisch definitief 4 weken voor aanvang van het webinar.
Wanneer een datum plus tijdvak van een webinar dat onder optie is door een andere Klant wordt aangevraagd, dan heeft de eerste aanvrager 24 uur de tijd om de optie om te zetten naar een definitieve boeking (uitgezonderd klanten met een eigen studio).

Verplaatsing en annulering van webinars, inclusief studio van OnlineSeminar:

Bij verplaatsing of annulering tot 4 weken voor het webinar worden geen kosten in rekening gebracht.
Bij verplaatsing of annulering van 4 weken tot 1 week voor het webinar worden de kosten voor de studiohuur en 50% van de oorspronkelijke webinarprijs in rekening gebracht.
Bij verplaatsing of annulering binnen 1 week voor aanvang van het webinar worden de kosten voor de studiohuur en de volledige webinarprijs in rekening gebracht.

Verplaatsing en annulering van webinars, met eigen studio:

Bij verplaatsing of annulering tot 2 weken voor het webinar worden geen kosten in rekening gebracht.
Bij verplaatsing binnen 2 weken voor het webinar of bij annulering wordt € 250,- in rekening gebracht.

Nadat een webinar door de Klant voor een bepaalde datum is aangevraagd en deze datum is bevestigd door OLS, kunnen de Klant en OLS bij calamiteiten de datum van het webinar verzetten, na onderling overleg over de nieuwe datum. Het verzetten van een webinar heeft in geval van calamiteiten geen financiële gevolgen. De verplichting tot vergoeding van de vaste kosten van het webinar door de Klant bestaat niet indien een bevestigd webinar door OLS wordt afgezegd.

4.8 De maximale duur van een presentatie is 60 minuten waarbij een uitloop van 15 minuten is geoorloofd, mits deze uitloop niet van structurele aard is. Wanneer de uitloop groter is dan 15 minuten, zal per extra kwartier, ingaande bij de eerste minuut van het eerstvolgende kwartier, een kwart van de webinarprijs in rekening worden gebracht. Met betrekking tot de uitloop van een webinar hanteert OLS een fair-use policy. Bij herhaaldelijke overschrijding van de maximale duur heeft OLS het recht, na een eerste waarschuwing, om ook kosten voor de eerste 15 minuten uitloop in rekening te brengen.

Artikel 5: Overmacht en aansprakelijkheid

5.1 Onder overmacht wordt verstaan iedere tekortkoming in de uitvoering van de Overeenkomst die OLS niet kan worden toegerekend, omdat zij niet te wijten is aan de schuld van OLS, noch krachtens de wet, rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor rekening van OLS komt.

5.2 Onder overmacht wordt onder andere expliciet begrepen het niet naar behoren functioneren van servers, programmatuur, netspanning, telecommunicatie- of netwerkvoorzieningen en niet tijdige of niet behoorlijke uitvoering van werkzaamheden door derden.

5.3 In geval de Klant het gebruiksrecht op het OLS systeem niet kan uitoefenen als gevolg van overmacht, is OLS gerechtigd het gebruiksrecht gedurende een door haar te bepalen redelijke termijn op te schorten, zonder tot enige schadevergoeding verplicht te zijn.

5.4 In geval van blijvende overmacht, waaronder wordt verstaan een omstandigheid waarop OLS en de Klant geen invloed hebben noch redelijkerwijs kunnen hebben en die de uitoefening van het gebruiksrecht op het OLS systeem onmogelijk maakt, is OLS respectievelijk de Klant gerechtigd de Overeenkomst buitengerechtelijk te ontbinden. In geval van overmacht kan de Klant geen vergoeding van door hem geleden schade van OLS vorderen.

5.5 Hoewel met betrekking tot het functioneren van het OLS systeem en de werkzaamheden die samenhangen met het faciliteren van een webinar door OLS de uiterste zorg wordt nagestreefd, kan voor de totale afwezigheid van eventuele fouten of onvolledigheden in het traject van een webinar niet worden ingestaan.

5.6 In het geval dat een webinar geen doorgang kan vinden als gevolg van een toerekenbare tekortkoming van de zijde van OLS, zal OLS in overleg met de Klant kosteloos een vergelijkbaar webinar faciliteren.

5.7 OLS is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van onvolledige of onjuiste informatie in het OLS systeem of onjuistheden of onvolledigheden bij het faciliteren van een webinar, noch voor schade als gevolg van het geen doorgang kunnen vinden van een webinar, met uitzondering van directe schade als gevolg van fouten veroorzaakt door opzet dan wel grove nalatigheid van OLS. Aansprakelijkheid van OLS is bovendien te allen tijde beperkt tot maximaal het bedrag dat de verzekeraar in het voorkomend geval aan OLS uitkeert. OLS is evenmin aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen maar niet beperkt tot gevolgschade, gederfde winst, schade door bedrijfsstagnatie en schade van derden.

5.8 Indien OLS in opdracht van de Klant op enigerlei wijze gebruik maakt van, maar niet beperkt tot, bedrijfs- of merknamen en logo’s of enig ander (beeld-) materiaal waarop de Klant zelf geen rechthebbende is, dan garandeert de Klant dat hiervoor uitdrukkelijke toestemming is verleend door de rechthebbende. De Klant vrijwaart OLS voor elke vorm van aansprakelijkheid jegens derde partijen voortvloeiend uit het gebruik van, maar niet beperkt tot, deze bedrijfs- of merknamen en logo’s of enig ander (beeld-)materiaal.

5.9 Gebruik van het OLS systeem op locatie van de Klant geschiedt op risico van de Klant. Indien apparatuur, programmatuur, netwerk of internetverbinding niet toereikend blijken te zijn, dan zal OLS niet aansprakelijk zijn voor eventuele schade, en niet verplicht zijn tot het kosteloos opnieuw faciliteren van een webinar.

Artikel 6: Intellectueel eigendomsrecht

6.1 Alle auteursrechten en alle eventuele overige rechten van intellectuele eigendom ter zake van het OLS systeem komen uitsluitend toe aan OLS.

6.2 Geen enkele bepaling in de Overeenkomst strekt tot gehele of gedeeltelijke overdracht aan de Klant van rechten als bedoeld onder 6.1.

Artikel 7: Omschrijving van handelingen en bevoegdheden

7.1 De Klant zal toegang tot het OLS systeem verkrijgen langs elektronische weg, via het internet. De Klant verkrijgt toegang tot het systeem via de adminstrator van de Klant. Slechts de administrator is bevoegd tot het verrichten van handelingen binnen het OLS systeem. De administrator wordt aangewezen door de Klant en aan OLS voorgesteld als verantwoordelijke persoon die namens de Klant handelingen verricht binnen het OLS systeem. OLS is op geen enkele wijze aansprakelijk voor de gevolgen van handelingen van de administrator in relatie tot het OLS systeem, dan wel voor handelingen van derden binnen de organisatie van de Klant die hun recht tot handelen binnen het OLS systeem via de administrator hebben verkregen.

7.2 Het traject van een webinar start met het versturen van de uitnodigingen. De uitnodigingen kunnen door de Klant worden verzorgd, of indien gewenst door OLS. In het laatste geval verschaft de Klant aan OLS de benodigde NAW gegevens van de personen die de Klant wenst uit te nodigen voor een webinar, waarna OLS de uitnodigingen verzorgt.

7.3 Deze NAW gegevens blijven eigendom van de Klant en zullen uitsluitend ten behoeve van het uitnodigen van potentiële deelnemers aan een webinar in opdracht van de Klant door OLS worden gebruikt.

7.4 Het bevestigingstraject bestaat uit niet meer dan twee e-mailberichten aan een en dezelfde potentiële deelnemer aan een webinar, te weten een bevestiging en een herinnering. Dit wordt eventueel aangevuld met een sms-bericht ter herinnering indien het mobiele nummer van de potentiële deelnemer bij de Klant en/of OLS bekend is.

7.5 De presentatie wordt verzorgd door een medewerker van de Klant, eventueel met behulp van moderatoren.

7.6 Zowel tijdens als na de presentatie kan de Klant via het OLS systeem beschikken over de feedback van de deelnemers aan een webinar en over de gegevens met betrekking tot het aantal deelnemers en de periode dat zij aan het webinar hebben deelgenomen.

7.7 OLS behoudt zich het recht voor om gegevens die voortkomen uit een presentatie te analyseren, dit uitsluitend met het doel het OLS systeem te optimaliseren.

7.8 Indien gedurende een aaneengesloten periode van 6 maanden de Klant geen webinar inboekt, heeft OLS het recht om het OLS systeem voor die Klant inactief te maken. Het inactief maken heeft tot gevolg dat inloggen op de accounts die toegang geven tot het OLS systeem niet langer mogelijk is en op deze wijze het OLS systeem wordt geblokkeerd voor inzage en bewerking van gegevens. De Klant wordt door OLS tijdig geïnformeerd over het voornemen tot en het tijdstip van het inactiveren van het OLS systeem. De Klant is vervolgens zelf verantwoordelijk voor het exporteren en opslaan van data voor het moment dat het OLS systeem daadwerkelijk inactief zal zijn. De “on demand versies” en “terugkijklinks” blijven beschikbaar gedurende de overeengekomen periode, al dan niet via het OLS systeem.

Wanneer een nieuw webinar wordt ingeboekt zal het OLS systeem geactiveerd worden zonder dat hier voor de Klant kosten aan verbonden zijn.

Contactgegevens

OnlineSeminar BV te Amsterdam
Rietlandpark 301
1017 WT Amsterdam

service@onlineseminar.nl

+31 (0)20 845 7405

Zakelijke gegevens

KvK Amsterdam 34332265
BTW NL8205.85.300.B01

IBAN NL22ABNA0624617890
BIC ABNANL2A